Mediante Acuerdo No. PSAA16-10516 de Mayo 17 de 2016 firmado por Martha Lucia Avila Zamora, presidenta del Consejo Superior de la Judicatura se ordenó trasformar el Centro de Servicios Judiciales para los Juzgados Penales para Adolescentes de San Andrés en Centro de Servicios Judiciales para los Juzgados Penales y le asignó una planta de personal conformada por un profesional Universitario grado16; un técnico en sistemas grado 11, un escribiente Municipal y dos citadores. De igual forma se ordenó trasladar el cargo de Citador de los Juzgados 1º y 2º Penales del Circuito de San Andrés para el Centro de Servicios Judiciales para los Juzgados Penales de San Andrés.
El Coordinador del Centro de Servicios Judiciales, previa consulta a la Sala Administrativa del Consejo Seccional de la Judicatura de Bolívar y de acuerdo con los volúmenes de trabajo, asignará funciones y tareas a los empleados del Centro, ubicándolos por grupos de trabajo de acuerdo con los perfiles de cada uno de ellos.
Este además podrá disponer la asignación transitoria de empleados en grupos distintos de aquellos a que están adscritos, cuando ello fuere necesario para atender situaciones emergentes o especiales del servicio. La Sala Administrativa del Consejo Seccional de la Judicatura de Bolívar evaluará, por lo menos una vez por semestre la conformación de los grupos de trabajo y hará las recomendaciones que considere necesarias para asegurar el logro pleno de los objetivos del Centro de Servicios. La función básica de la Coordinación General del Centro será la de dirigir, coordinar y orientar todas las funciones administrativas que les sean asignadas al Centro de Servicios Judiciales.
El Centro de Servicios Judiciales para los Juzgados Penales tendrá las siguientes funciones: administración de Salas de Audiencia para verificar los equipos tecnológicos, administrar y asignar las salas compartidas, mantener y preparar los equipos de grabación; archivo Tecnológico que permita organizar los dispositivos grabados y el archivo, conservar y custodiar los mismos y responder por la producción técnica de los dispositivos grabados; atención al Usuario para informar y orientar a las partes intervinientes, atender las peticiones del público y publicar la información producida en el centro de servicios; comunicaciones para notificar, elaborar y comunicar las citaciones, entregar solicitudes a establecimientos carcelarios y recibir y tramitar la correspondencia; depósitos Judiciales que permitan custodiar y controlar contablemente las cuentas de depósitos judiciales y los títulos correspondientes; seguimiento para diligenciar fichas técnicas y realizar el seguimiento administrativo de las sentencias que imponen sanciones y Reparto y Asignaciones para repartir los asuntos, distribuir las audiencias entre los Jueces y elaborar reportes de gestión.
Los empleados de los grupos de atención al usuario, reparto y asignaciones, archivo tecnológico y de administración de salas de los Centros de Servicios Judiciales podrán trabajar por turnos, en consonancia con los días de atención y el horario general de trabajo del Centro de Servicios y de los despachos que prestan la función de Control de Garantías.
El Centro de Servicios Judiciales desempeñará aquellas funciones establecidas en el Acuerdo 1856 de 2003 que no desvirtúen el Sistema Penal, además de las establecidas en el presente Acuerdo.El grupo de administración de salas de audiencias desempeñará las siguientes funciones: verificar la adecuada instalación de los equipos tecnológicos para la celebración de todas las audiencias, administrar y asignar las salas de audiencias, colaborar con los Secretarios de cada Juzgado en la preparación de los equipos de grabación de las salas de audiencias, informar a los Jueces de su sede, partes e intervinientes del proceso Penal y público en general, la programación de las audiencias, resolver todos los problemas técnicos que se presenten antes o durante el transcurso de las audiencias, velar, en coordinación con los Secretarios de los Juzgados de su sede, por la correcta celebración de las audiencias, del ingreso del público y los medios de comunicación y contribuir a garantizar el orden dentro de las mismas.
Por su parte el grupo de archivo tecnológico tendrá entre otras las siguientes funciones: rotular, de acuerdo con los parámetros que se indiquen para tal efecto, los dispositivos grabados tanto de audio como de video o similares, archivar, conservar y custodiar en debida forma los dispositivos grabados, administrar el sistema de archivo de modo tal que se logre la localización y recuperación expedita de los dispositivos grabados para su utilización por parte de los Jueces y empleados de su sede, de las partes e intervinientes en el proceso Penal y demás interesados, , mantener en buen estado los equipos de archivo tecnológico.
El grupo de atención al usuario tendrá funciones de informar y orientar a las partes e intervinientes del proceso Penal y público en general sobre toda la información relacionada con la gestión propia del Centro, atender toda petición del público en general en relación con las funciones administrativas del Centro, velar porque en los espacios destinados a información al público se mantenga información actualizada y pertinente.
El grupo de comunicaciones tendrá entre otras las siguientes funciones: realizar de manera oportuna y eficiente el procedimiento de las notificaciones que no se surtan en audiencia conforme a ley procesal y a los Acuerdos expedidos por la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, digitar, tramitar y efectuar las notificaciones, citaciones y entrega de correspondencia que sean del caso, por encarcelamiento o libertad, a los establecimientos carcelarios y penitenciarios y similares, digitar, tramitar y efectuar la entrega de toda la correspondencia y citaciones destinada a las entidades como el ICBF, Defensoría del Pueblo, Procuraduría General de la Nación, Fiscalía General de la Nación, DAS, Registraduría Nacional del Estado Civil, Superintendencias y similares, digitar, tramitar y efectuar todas las notificaciones, citaciones y correspondencia que se originen en acciones de tutela, habeas corpus y demás asuntos sometidos al conocimiento de los Jueces Penales de la sede.
El grupo de depósitos judiciales tiene funciones de realizar las labores de custodia y manejo de los títulos judiciales, cuando los hubiere y la administración de los depósitos judiciales de los despachos de su sede, de conformidad con los reglamentos expedidos por la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, velar por la organización, custodia y buena presentación de las instalaciones, libros, archivos, elementos y equipos de trabajo en general.
El Grupo de Seguimiento tendrá a su cargo las siguientes funciones diligenciar las Fichas Técnicas en los casos en los que la sentencia imponga una pena o medida que debe ser objeto de ejecución y devolver las carpetas al respectivo Juez Penal que ejerce la función de conocimiento para el trámite del proceso de ejecución de la pena o medida, archivar las correspondientes diligencias una vez realizada su gestión.
El grupo de reparto y asignaciones tendrá entre otras las funciones de efectuar diariamente el reparto, automatizado o manual, de los procesos y asuntos que ingresen a los despachos judiciales de su sede, de conformidad con los reglamentos expedidos por la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura.
La Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla” formará a los empleados que sean transformados y
trasladados de los Juzgados al Centro de Servicios, de acuerdo a las funciones que desempeñarán, en tanto que la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura podrá modificar la planta de personal de los Centros de Servicios Judiciales de acuerdo a los volúmenes de trabajo que ocasione el Sistema Penal.
El Juez Coordinador es elegido por la Sala Única del Tribunal Superior de San Andrés. Su periodo va del 1º de abril enero de al 31 de diciembre de 2016 y en adelante, del 1° de enero al 31 de diciembre de cada año y posteriormente tendrá periodos de un año.
Contará además con un Comité General del Centro de Servicios Judiciales para los Juzgados Penales de San Andrés que estará integrado por: el Juez Coordinador, un Juez Penal del Circuito, un Juez Penal Municipal que haga parte del Sistema Penal, un profesional del Centro de Servicios Judiciales, e Presidente de la Sala Administrativa Seccional de la Judicatura de Bolívar o su delegado y el Jefe de la Oficina de Coordinación Administrativa y de Servicios Judiciales.
Los miembros del Comité se reunirán por lo menos una vez al mes o cuando uno de ellos lo convoque, éste Comité será presidido por el Juez Coordinador en coordinación con la Presidencia de la Sala Administrativa del Consejo Seccional de Bolívar. La presencia de esta última podrá ser a través de medios tecnológicos.
Los nombramientos de las personas que han de ser nombradas en provisionalidad en los cargos adscritos a dicho Centro de servicios estarán a cargo del Juez Coordinador, quien deberá tener en cuenta la escogencia efectuada previamente por el Comité General al que hace referencia el Artículo 23 del presente Acuerdo.
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